Kebijakan Privasi

Selamat datang di portal resmi Penerimaan Santri Baru (PSB) Online Pesantren Ibnu Taimiyah (https://psb.ibnutaimiyah.com), yang dikelola di bawah naungan Ibnu Taimiyah Bogor (selanjutnya disebut sebagai "Kami", "Lembaga", atau "Panitia PSB").

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, memproses, melindungi, dan dalam kondisi tertentu mengungkapkan Data Pribadi calon santri serta orang tua/wali ("Anda", "Pendaftar", atau "Pengguna") dalam penggunaan sistem informasi PSB Online.

Dengan mengakses, mendaftarkan akun, dan menggunakan sistem PSB Online ini, Anda menyatakan bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang tercantum dalam Kebijakan Privasi ini.

Kebijakan Privasi ini disusun berdasarkan ketentuan perundang-undangan Republik Indonesia dan standar kepatuhan internasional, antara lain:

Untuk melaksanakan seleksi penerimaan santri baru secara akurat dan sah, Kami mengumpulkan kategori data sebagai berikut:

Kami memperoleh Data Pribadi melalui beberapa cara yang sah dan transparan:

1. Penginputan Langsung: Ketika Anda mengisi formulir registrasi online, memperbarui profil biodata, dan melengkapi data formulir pendaftaran.
2. Unggahan Berkas Mandiri: Ketika Anda mengunggah dokumen digital melalui portal pendaftar.
3. Sinkronisasi Data Internal: Khusus santri internal lanjutan MI / MTs Pesantren Ibnu Taimiyah melalui verifikasi NIK yang terdaftar pada database panitia internal.
4. Pencatatan Otomatis (Log Sistem): Informasi teknis seperti alamat IP, jenis peramban (browser), dan waktu akses yang dicatat secara otomatis untuk keperluan keamanan sistem dan audit log.

Data Pribadi yang dikumpulkan akan digunakan secara ketat untuk tujuan-tujuan berikut:

• Memverifikasi keaslian identitas calon santri dan kelaikan administratif sesuai ketentuan pesantren.
• Mengelola penjadwalan, pelaksanaan tes seleksi (akademik, wawancara santri & orang tua, tes tahfiz, serta tes kesehatan).
• Menyampaikan notifikasi resmi, tagihan pembayaran pendaftaran/daftar ulang, pengumuman hasil seleksi, dan undangan grup WhatsApp resmi pendaftar.
• Menerbitkan dokumen administrasi resmi seperti Kartu Tanda Peserta Tes, Lembar Penilaian, dan Surat Keputusan Kelulusan Santri.
• Memenuhi kewajiban pelaporan data induk santri baru ke Kementerian Agama (EMIS) dan Kemendikbudristek setelah santri dinyatakan resmi diterima.

Kami menerapkan standar keamanan teknis dan organisasi yang ketat untuk mencegah akses tanpa izin, perusakan, atau kebocoran data:

Kami TIDAK PERNAH MENJUAL, MENYEWAKAN, ATAU MEMPERDAGANGKAN Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga manapun untuk kepentingan komersial atau periklanan.

Data Pribadi hanya dapat dibagikan kepada pihak ketiga dalam batas wewenang yang sah sebagai berikut:

• Instansi Pemerintah Terkait: Kementerian Agama Republik Indonesia (Kemenag) dan Kemendikbudristek untuk pelaporan data siswa nasional (EMIS/Dapodik).
• Mitra Gerbang Pembayaran Resmi: Penyedia payment gateway (Xendit) berlisensi Bank Indonesia untuk pemrosesan tagihan virtual account, e-wallet, dan QRIS.
• Penyedia Layanan Komunikasi: Sistem pengiriman email transaksional resmi dan gateway notifikasi pesan singkat/WhatsApp untuk kebutuhan verifikasi pendaftaran.
• Kepatuhan Hukum: Apabila diwajibkan oleh penetapan pengadilan atau perintah hukum dari penegak hukum yang berwenang sesuai perundang-undangan yang berlaku.

Sesuai dengan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi No. 27 Tahun 2022, sebagai pemilik data, Anda memiliki hak-hak berikut:

Mengingat calon santri mayoritas berusia di bawah 18 (delapan belas) tahun, seluruh proses pendaftaran, pengisian formulir biodata, dan persetujuan pengumpulan data wajib dilakukan atau didampingi secara sah oleh orang tua atau wali yang berhak.

Kami memperlakukan data anak dengan standar kehati-hatian tertinggi dan semata-mata untuk kepentingan evaluasi pendidikan serta asuhan pesantren.

Portal PSB Online menggunakan cookies dan sesi penyimpanan lokal peramban untuk keperluan fungsionalitas dan keamanan:

• Session Cookies: Mempertahankan status autentikasi login Anda selama menggunakan aplikasi.
• CSRF Security Tokens: Mencegah serangan pemalsuan permintaan antar-situs (Cross-Site Request Forgery).
• Server Logs: Merekam alamat IP, tanggal/waktu request, dan peramban untuk mendeteksi potensi serangan siber serta memastikan keandalan sistem.

Data Pribadi calon santri yang diterima akan diintegrasikan ke dalam Sistem Informasi Akademik Pesantren dan disimpan selama masa studi santri serta diarsipkan sesuai ketentuan kearsipan pendidikan nasional.

Bagi calon santri yang tidak melanjutkan pendaftaran atau tidak diterima, berkas data digital akan diarsipkan untuk keperluan audit periode berjalan dan dapat dihapus secara berkala sesuai kebijakan retensi data lembaga.

Kami dapat meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu guna menyesuaikan dengan perkembangan hukum, kebijakan lembaga, atau peningkatan teknologi sistem. Setiap perubahan akan dicantumkan pada halaman ini beserta tanggal pembaruan terbaru. Penggunaan berkelanjutan atas layanan PSB Online setelah adanya pembaruan menandakan persetujuan Anda terhadap perubahan tersebut.

Apabila Anda memiliki pertanyaan, klarifikasi, keluhan, atau ingin melaksanakan hak Anda terkait pelindungan data pribadi, silakan hubungi Panitia PSB melalui saluran resmi berikut: